Hjelp, vi må rekruttere ny kommunedirektør! Her er 5 gode råd som kan hjelpe dere i gang med prosessen

Det siste året har det vært et lite «rush» av avtroppende kommunedirektører. 

Halvveis i en valgperiode ser vi blant annet samarbeidsutfordringer, slitasje og krevende kommuneøkonomi.

For å nevne noen av de vanligste bakteppene for at en toppleder i kommunal sektor må gå. Men det trenger ikke å være så komplisert heller.

Noen ganger sitter bare ikke relasjonen mellom ordfører og kommunedirektør slik den må, for at en så kompleks tango skal virke.

Uten at det betyr at en av partene nødvendigvis har «skyld» i det.

MEN UANSETT HVA som er grunnen til at det skjer, er konsekvensen den samme:

Kommunen må ansette ny toppleder. Dere må til enhver tid ha en kommunedirektør. Og som oftest helst i går.

Men det betyr ikke at prosessen bør gå for fort.

Hvordan legger dere best mulig grunnlag for en god rekruttering – og nye år med den neste kommunedirektøren?

Her er våre beste råd, oppsummert i 5 enkle punkter:

1. Ikke bli stresset til handle for raskt. Det handler om å skynde seg langsomt.

Omstendighetene avgjør til en viss grad hvor mye det haster. Samtidig gjelder rådet i stor grad uansett:

Ikke ha det for travelt, gjør forhastede oppstarter eller skriv stillingsutlysningen raskest mulig.

Hvis kommunedirektøren gir seg av naturlige årsaker, ved en varslet oppsigelse, pensjon eller lignende, har dere som oftest litt bedre tid.

Men med mindre dere har mer enn et halvt år, skal det mye til å få ansatt en ny toppsjef før den varslede avgangen.

Derfor vil de fleste kommuner være avhengig av en konstituert toppleder for en periode. Forhåpentligvis finnes slike løsninger internt. Hvis ikke er det som oftest tilgjengelige kandidater for kortvarige oppdag.

Og det aller viktigste er gjerne å løse den kortsiktige situasjonen, slik at den løpende driften er ivaretatt. 

Oppgave nummer én er derfor å sikre at dere har en fungerende og konstituert kommunedirektør.

Samtidig opplever kommuner noen ganger å ha veldig dårlig tid. I så fall skyldes det gjerne en mindre fredelig lederavgang.

Men det er kanskje enda mindre grunn å forhaste seg.

Hvis avgangen følger en konflikt som har fått mye oppmerksomhet vil dette bakteppet gjerne være veldig synlig i offentligheten.

Konflikten forsvinner ikke av å vente noen uker. Men den er kanskje ikke øverst på forsiden.

2. Ja, dere trenger ekstern hjelp. Og be om bistand til hele prosessen

Det er kanskje ikke overraskende at dette rådet kommer fra noen som leverer bistand til rekruttering av toppledere.

Det handler åpenbart ikke om at vi har ambisjoner om å gjøre alle oppdrag. Den viktigste oppfordringen er at dere faktisk spør noen om hjelp.

Kommunestyret ansetter bare én person – kommunedirektøren. Forhåpentligvis skal dere ikke gjøre dette flere ganger for hver valgperiode.

Ved så viktige ansettelser, har man ikke råd til å bomme. Feilansettelser koster definitivt langt mer enn prisen av et rekrutteringsoppdrag.

Derfor bør dere også be om bistand hele veien. Ikke prøve selv i første runde. Eller skrive utlysningsteksten ferdig på egenhånd.

Hvorfor?

Risikoen for feilansettelser eller konflikter blir aldri null. 

Den blir likevel lavere med profesjonell og ekstern bistand. Vår jobb er ikke å ansette noen raskest mulig. Men sikre at dere får den beste mulige kommunedirektøren.

Derfor er helhet en av de viktigste faktorene for en god rekrutteringsprosess. 

Det handler om alt fra dyp innsikt i dere som arbeidsgiver, til den løpende dialogen med gode kandidater. 

En god rekruttering har en rød tråd fra jobbanalyse til markedsføring, search og seleksjon, intervjuprosess og case.

Alt dette er et eget fag. Lokalpolitikere er gjerne tusenkunstnere med mange typer kunnskap.

Men en viktig kompetanse er også evnen til å erkjenne hva man ikke kan. 

Som å lede dybdeintervjuer med oppgaver, personlighetstesting og strukturerte spørsmål.

3. Legg opp en tilbudskonkurranse som gir handlingsrom. Det er ikke sikkert byråer som kan store kommuner sørpå, er best her nord

Tilbudskonkurranser i offentlig sektor er et tema for seg selv – og det kunne vi skrevet mer om.

Her kan dere legge grunnlaget for en god rekruttering. Eller låse dere fast til en leverandør som kanskje ikke er den beste, for akkurat dette oppdraget.

Det finnes ikke én fasit for hva som er riktig, men det er noen tydelige feller som kan unngås. 

Den første er gjøre konkurransen for omfattende. 

Når vi snakker om oppdrag av begrenset størrrelse, har dere i praksis full frihet. 

Invitasjonen kan være enkel, dere kan ha åpne seleksjonskriterier – og dere må ikke legge den ut for åpent anbud.

Det er også mulig å invitere til de leverandørene dere finner aktuelle, gjennom en enkel invitasjon med tydelige kriterier.

Slik får dere gjerne mer dedikerte tilbydere. En helt åpen anbudskonkurranse kan i motsatt fall føre til at aktuelle leverandører ikke prioriterer å bruke tid på tilbudet.

Neste felle mange faller i, er å la seg blende av referanselister, store kommuner og uendelige kandidatbaser. 

Er det gitt av byråer med erfaring fra en større kommune lengre sør, har riktig kompetanse for å rekruttere til en mellomstor nordnorsk kommune? 

Og hvor stor verdi har egentlig en teoretisk CV-base, hvor få av dem er relevante for din kommune?

Pris er selvsagt også viktig. Men for den ene rekrutteringen et kommunestyre skal gjøre, er det sjelden lurt å gi små prosenter stor betydning.

Husk også å lese tilbudene nøye. 

Konsulentbransjen er fortsatt gode på å gjemme ekstrakostnader der ingen skulle tru at noko skulle finnes.

4. Inkludering og involvering i ansettelsen er viktig. Ta heller med en (mot)part for mye

En kommunedirektør ansettes til syvende og sist av kommunestyret. Her bør vedtaket være så enstemmig som mulig. Alt annet kan skape en krevende start for den nye topplederen.

Det siste kommunestyremøtet er forhåpentligvis bare en ren formalitet. Dere ønsker ikke en stor politisk diskusjon eller vurdering av kandidater for mer eller mindre åpen scene.

Men dette kommer ikke av seg selv. Hvis politisk ledelse legger til rette for god forankring hele veien, øker sjansen for at et samstemt kommunestyre ønsker den nye topplederen velkommen.

Den beste medisinen mot slike konflikter, er bred involvering. Hva vil det si?

Et ansettelsesutvalg kan bli for stort. Men et minimum er normalt å involvere både posisjon, opposisjon og tillitsvalgte. Noen ganger også flere, hvis det er gode grunner til det.

Vår erfaring er også at slike ansettelsesutvalg som oftest jobber godt sammen. Det skjer gjerne noe med politikere når man legger bort talerstolen og web-TV. Ihvertfall hvis dere klarer å skape stemning, tillit og rom for at alle kan si hva de mener.

Her kan også en ekstern rådgiver spille en viktig rolle, ved å få forskjellige parter til å spille på samme lag. I beste fall tolke hva dere egentlig mener. Og kanskje peke på hvor enigheten faktisk ligger.

Skal du rekruttere ledere til offentlig sektor?

• Heia Nord-Norge bistår gjerne din virksomhet.
• Les mer om våre rekrutteringstjenester

Ta gjerne kontakt med partner og rådgiver Gard Michalsen på gard@hnn.no eller 91732534

5. Jobbanalysen handler også om å velge bort. Ikke skriv utlysningstekst med eviglange punktlister

En jobbanalyse for stillingen som kommunedirektør er i utgangspunktet ikke veldig annerledes enn for andre lederjobber. 

Dere må finne ut hvilken kompetanse dere søker, hva lederen minimum bør ha av bakgrunn og hvordan dere kommuniserer dette.

Samtidig er dette en posisjon som på sentrale punkter likevel skiller seg fra de fleste andre. Kompleksiteten i å være administrativ toppleder i en politisk styrt organisasjon stiller noen særegne og spesielle krav til innsikt, rolleforståelse og kommunikasjon.

Disse kravene kan fort føre til veldig lange utlysningstekster med uendelige punktlister. 

Men da har dere i realiteten ikke gjort en jobbanalyse og prioritering.

Dette handler ikke om å legge sammen alle punkter som kommer opp rundt bordet, til en lang utlysning. Det er ikke vanskelig.

Det som gjerne er mer krevende, er å oppsummere essensen i hva dere søker i noen gode avsnitt og punkter.

Samtidig som det er høye kompetansekrav til stillingen, handler dette mye om personlig egnethet og forståelse. Dere må snakke til kandidater som forstår hva dette handler om, på en måte som inviterer dem til å få lyst på jobben.

Det kan være så enkelt som at:

• Vi søker en kommunedirektør med solid ledererfaring, fortrinnsvis relevant høyere utdanning og helst noe bakgrunn fra offentlig sektor. 
• Like viktig som dine formelle kvalifikasjoner er din forståelse av rollen som kommunedirektør og det spesielle forholdet mellom politikk og administrasjon.

HVIS DERE KOMMER godt ut av startblokka på disse fem punktene, kan det være et solid grunnlag for en god rekrutteringsprosess.

Det betyr ikke at jobben er gjort. 

Nå gjenstår «bare» offensiv markedsføring, aktivt search, god kandidatdialog og en seleksjonsprosess med intervju, tester og case. 

Før den siste og avgjørende dialogen med den forhåpentligvis beste kandidaten.

Og det er ikke bare bare, det.